MANUAL DE FUNCIONES
1. OBJETIVO: Establecer las funciones a cumplir para todo el personal de la MEGACOSNTRUCTOR.
2. DEFINICIONES:
2.1. PNI: Preferible No indispensable, es un requisito ideal, pero que no impide que el funcionario se desempeñe en el cargo.
3. NORMAS:
* Este documento recopila las funciones y las responsabilidades de cada uno de los cargos de la empresa.
* Los cargos se presentan describiendo el funcionario a quien reportan. Igualmente define el objetivo básico que debe cumplir el cargo, seguido de la lista detallada de las funciones y las responsabilidades
* Cada funcionario debe conservar una copia de sus funciones. En los archivos de personal, debe existir una copia firmada por cada empleado en señal de aceptación.
* Las funciones son de obligatorio cumplimiento y solamente pueden ser modificadas por los Gerentes.
* Este manual debe ser estudiado en su totalidad por todo funcionario que forme parte de la MEGACOSNTRUCTOR como parte de su proceso de inducción y, debe utilizarse como medio de consulta y como guía permanente para el desempeño de las tareas que se desarrollan en la empresa.
* Este documento es propiedad exclusiva de la la MEGACOSNTRUCTOR y ningún funcionario está autorizado para sacarlo de la compañía sin autorización previa.
4. DESCRIPCIONES DE CARGOS:
DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENTE
OBJETIVO DEL CARGO: Gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la empresa para poder trabajar con las mejores condiciones de costo, liquidez, rentabilidad y seguridad desarrollando y supervisando los procedimientos operativos y administrativos.
NIVEL: EJECUTIVO
No. CARGOS: UNO (1)
FUNCIONES:
* Ejercer las funciones de primera autoridad de la empresa de acuerdo a lo establecido en los documentos y Estatutos
* Planear, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas de la empresa
* Dirigir y remover a los trabajadores, de acuerdo a las necesidades de la empresa, observando las leyes vigentes.
* Aprobar las normas internas, niveles resolutivos, manuales de procedimientos, de funciones y de instrucción.
* Dirigir y controlar la correcta ejecución de planes y programas de trabajo de la empresa, por intermedio de la Dirección Administrativa.
* Revisar, disponer y controlar los balances mensuales, de ejecución del presupuesto que se formule y los balances anuales y mensuales de las operaciones económicas de la empresa.
* Revisar y firmar los acuerdos, contratos, ordenes de pago, ordenes de compra, cheques, pagarés, planillas.
* Evaluar el desempeño del personal a su cargo para detectar necesidades de capacitación.
* Coordinar las capacitaciones del personal a su cargo.
* Cumplir y hacer cumplir las políticas, funciones y procedimientos de la empresa.
* Responder las comunicaciones de la empresa contratante relacionadas con la operación del servicio y hacer el seguimiento de las mismas.
* Cumplir y hacer cumplir todas las funciones asignadas para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
PERFIL DE COMPETENCIAS:
EDAD: Persona entre los 23 y 40 años de edad.
EDUCACION: Bachiller.
FORMACION: Conocimiento profundo del manejo del negocio de compra y distribución de materiales para construcción.
HABILIDADES Y APTITUDES: Liderazgo, pensamiento estratégico, orientación a resultados, Capacidad de planificación y Organización, presentación de soluciones comerciales.
EXPERIENCIA: 10 años de experiencia el manejo de negocios de compra y distribución de materiales para construcción
DENOMINACIÓN DEL CARGO: DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO (A)
OBJETIVO DEL CARGO: Dirigir y controlar la correcta ejecución de planes y programas de trabajo de la empresa entregando a los empleados los objetivos de cada área organizacional de la empresa a cumplir.
NIVEL: DIRECTIVO
No. CARGOS: UNO (1)
FUNCIONES:
* Ofrecer atención cordial y amable a todos los clientes y personas que ingresen a la empresa.
* Mantener dinamismo y liderazgo para comprometerse con la gestión y marcha de la empresa
* Poseer gran capacidad para lograr efectivos contactos con clientes y público en general.
* Mantener buenas relaciones interpersonales con el personal interno y externo de la empresa.
* Dirigir y coordinar las actividades de la empresa, de acuerdo con las políticas y decisiones de los Gerentes, dándoles cuenta en forma oportuna de las acciones más importantes llevadas a cabo.
* Despachar diariamente los asuntos a su cargo, dictando las órdenes que cada caso en particular requiera, solicitando informes a cada una de las áreas correspondientes.
* Estar atento a la realización de la programación y cumplimiento de las obligaciones laborales, financieras, tributarias y demás para evitar gastos de interés de mora, sanciones, demanda, etc.
* Velar por el cumplimiento de las metas de rentabilidad, producción productividad y otros indicadores de la gestión de la empresa.
* Dirigir, coordinar y supervisar las funciones productivas comerciales, financieras, logísticas, contables, administrativas de la empresa en su conjunto.
* Informar periódicamente a los Gerentes sobre la gestión de la empresa.
* Sugerir y explicar a los Gerentes sobre políticas seguidas o a seguir por la empresa.
* Revisar y someter a consideración de los Gerentes, para su aprobación, el presupuesto, planes de trabajo e informes.
* Revisar y firmar los ordenes de pago, ordenes de compra y otros documentos análogos, por los montos y niveles autorizados.
* Dirigir, coordinar y supervisar el cumplimiento de todas y cada unas de las actividades en los procedimientos del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
* Avisar oportunamente y por escrito, a la Empresa todo cambio en su dirección, teléfono o ciudad de residencia.
* Realizar todas las funciones asignadas para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
*Realizar las demás actividades solicitadas por su superior inmediato.
PERFIL DE COMPETENCIAS:
EDAD: Persona entre los 30 y 40 años de edad, preferiblemente de sexo femenino
EDUCACION: Profesional en administración de empresas, contaduría, ingeniería industrial y afines o técnico en gestión ejecutiva (PNI).
FORMACION: Conocimiento profundo de Word y Excel.
HABILIDADES Y APTITUDES: Liderazgo, responsable, iniciativa, productividad, trabajo en equipo
EXPERIENCIA: Experiencia mínima de tres años en empresas que desarrollen actividades similares
DENOMINACIÓN DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE
OBJETIVO DEL CARGO: Desarrollar los procesos contables de la empresa mediante el registro en el sistema.
NIVEL: ADMINISTRATIVO
No. CARGOS: UNO (1)
FUNCIONES:
* Ofrecer atención cordial y amable a todos los clientes y personas que ingresen a la empresa
* Mantener buenas relaciones interpersonales con el personal interno de la empresa.
* Actualizar y responder por la información contable a través del ingreso y generación de documentos contables como causación de pasivos, recibos de caja, comprobantes de egreso, consignaciones, notas etc, verificando los soportes de clientes y proveedores.
* Revisar las ordenes de compras a los proveedores expedidas por la DIRECTORA ADMINISTRATRIVA, con el fin de verificar los costos y evitar sobrecostos por errores en el diligenciamiento.
* Informar y pagar oportunamente conforme a la programación todas las obligaciones laborales, financieras y tributarias de la empresa, para garantizar el cumplimiento de las fechas.
* Recolectar, clasificar y archivar los soportes contables, consignaciones, facturas de proveedores y a terceros, comprobantes de pago, entre otros.
* Elaborar y presentar en forma oportuna todos los informes contables que se le soliciten.
* Realizar las transmisiones vía Internet de la documentación de la empresa.
* Efectuar copias de seguridad de los aplicativos para salvaguardar la información contable del sistema.
* Recibir, responder y salvaguardar los dineros de recaudo de ventas, cartera y otros ingresos, elaborando el arqueo diario de caja.
* Elaborar y controlar los estados de cartera.
* Responder, salvaguardar y mantener el correcto orden y archivo de todos los documentos de la empresa.
* Colaborar en la atención al publico para contribuir en las ventas por mostrador
* Dedicar la totalidad de su jornada de trabajo a cumplir a cabalidad con sus funciones.
* Programar diariamente su trabajo y asistir puntualmente a las reuniones que efectúe la Empresa a las cuales hubiere sido citado.
* Cumplir permanentemente con su espíritu de lealtad, colaboración y disciplina con la Empresa.
PERFIL DE COMPETENCIAS:
EDAD: Persona entre 20 a 45 años, preferiblemente de sexo femenino
EDUCACION: Técnico en el área contable (PNI)..
FORMACION: Conocimiento profundo de Word, Excel y movimientos contables.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsable, calidad de trabajo, gestión en grupo, capacidad para aprender y oportuno
EXPERIENCIA: Experiencia mínima de un (1) año en empresas que desarrollen actividades similares
DENOMINACIÓN DEL CARGO: AUXILIAR LOGISTICO
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la venta de los productos y servicios y llevar registro diario de las cantidades de servicios pedidos y entregados de los diferentes clientes.
NIVEL: ADMINISTRATIVO
No. CARGOS : UNO (1)
FUNCIONES:
* Estar atento al volumen de servicios a atender en un periodo de tiempo, para de esta forma planificar los Despachos de los productos.
* Programar las actividades de Despacho de productos con los Operadores de Transporte de la empresa y los Conductores externos, garantizando que se ejecuten todas las actividades planeadas.
* Diligenciar y registrar a diario todas las actividades relacionadas con los pedidos y Despachos en el formato para tal fin.
* Dirigir y controlar las actividades de distribución y transporte de productos.
* Realizar la venta y atención cordial a todos y cada uno de los clientes y personas que ingresen a nuestra empresa, igualmente recibir los dineros por concepto de venta de productos y prestación de servicios.
* Mantener correcto control del consecutivo de la facturación como también el archivo de todos los documentos relacionados con sus funciones.
* Avisar oportunamente y por escrito, a la Empresa todo cambio en su dirección, teléfono o ciudad de residencia.
* Estar atento al funcionamiento adecuado de los equipos a su cargo.
* Mantener el orden y aseo de las instalaciones de la oficina y dependencias a cargo.
* Cumplir y hacer cumplir las políticas, funciones y procedimientos de la empresa.
* Realizar todas las funciones asignadas para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
* Realizar las demás actividades solicitadas por su superior inmediato.
PERFIL DE COMPETENCIAS:
EDAD: Persona entre 20 a 45 años, preferiblemente de sexo femenino
EDUCACION: Técnico en áreas afines al comercio.(PNI)
FORMACION: Conocimiento profundo de Word, Excel y Contabilidad.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsable, profundidad en el conocimiento de los productos, capacidad para aprender, orientación al cliente, resolución de problemas comerciales.
EXPERIENCIA: Experiencia mínima de un (1) año en empresas que desarrollen actividades similares
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ADMINISTRADOR
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la venta de los productos y servicios y llevar registro diario de las mismas.
NIVEL: ADMINISTRATIVO
No. CARGOS: UNO (1)
FUNCIONES:
* Ofrecer atención cordial y amable a todos los clientes y personas que ingresen a la empresa.
* Realizar la venta de los productos y servicios registrando a diarios las mismas en los formatos para tal fin.
* Recibir los dineros por concepto de pago de venta de productos y de servicios y elaborar el arqueo diario de caja y preparación de pagos
* Mantener buenas relaciones interpersonales con el personal interno y externo de la empresa.
* Elaborar las facturas, recibos de caja y salidas de dinero por el aplicativo aurora, verificando los soportes de cada movimiento.
* Elaborar y controlar los estados de cartera del punto de venta a su cargo.
* Administrar y realizar los informes de caja menor.
* Mantener correcto control del consecutivo de la facturación como también el archivo de todos los documentos relacionados con sus funciones.
* Estar atento al funcionamiento adecuado de los equipos.
* Mantener el orden y aseo de las instalaciones de la oficina y dependencias a cargo.
* Guardar absoluta reserva, salvo autorización expresa de la Empresa, de todas informaciones que lleguen a su conocimiento, en razón de su trabajo, que sean por naturaleza privadas.
* Colaborar en la atención al publico para contribuir en las ventas por mostrador.
* Avisar oportunamente y por escrito, a la Empresa todo cambio en su dirección, teléfono o ciudad de residencia.
* Cumplir y hacer cumplir las políticas, funciones y procedimientos de la empresa.
* Realizar todas las funciones asignadas para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
* Realizar las demás actividades solicitadas por su superior inmediato.
PERFIL DE COMPETENCIAS
EDAD: Persona entre 20 a 45 años, preferiblemente de sexo femenino
EDUCACION: Técnico en áreas afines al comercio.(PNI)
FORMACION: Conocimiento profundo de Word, Excel y Registro Contable.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, calidad de trabajo, orientación al cliente, capacidad para aprender, oportuno
EXPERIENCIA: Experiencia mínima de un (1) año en empresas que desarrollen actividades similares
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ALMACENISTA
OBJETIVO DEL CARGO: Llevar control de las entradas y salidas de los productos, registrando a diario las mismas.
NIVEL: TECNICO
No. CARGOS: UNO (1)
FUNCIONES:
* Custodiar, salvaguardar y responder por todo el inventario de la empresa y los elementos bajo su cargo.
* Ofrecer atención cordial y amable a todos los clientes y personas que ingresen a la empresa.
* Mantener buenas relaciones interpersonales con el personal interno y externo de la empresa.
* Diligenciar oportunamente los formatos de: Entrada y Salida diaria de almacén, para mantener las existencias al día.
* Verificar los saldos de inventarios físicos con el sistema aplicativo y estar atento al volumen de los productos, para de esta forma planificar las requisiciones de compra de productos.
* Dirigir y controlar el almacenamiento de los productos conforme al instructivo.
* Recibir las compras de productos comparando que las cantidades facturadas correspondan con la orden de compra y dejar registro del ingreso en Formato PLANILLA DIARIA DE ALMACEN.
* Diligenciar el Formato de Producto No conforme, de acuerdo con las funciones y los productos que recibe.
* Mantener el orden y aseo de las instalaciones de la bodega y dependencias a cargo.
* Guardar absoluta reserva, salvo autorización expresa de la Empresa, de todas informaciones que lleguen a su conocimiento, en razón de su trabajo, que sean por naturaleza privadas.
PERFIL DE COMPETENCIAS
EDAD: Persona entre 20 a 45 años de edad.
EDUCACION: Bachiller
FORMACION: Conocimientos de manejo de tarjetas de kardex, curso de logística (PNI)
HABILIDADES Y APTITUDES: responsable, profundidad en el conocimiento de los productos, iniciativa, capacidad para aprender, trabajo en equipo.
EXPERIENCIA: Experiencia mínima de dos (2) años en cargos similares.
ANEXO ENCUESTAS REALIZADAS
